結(jié)合妙思文獻集成系統(tǒng)談我館圖書驗收工作——以山西工程技術(shù)學(xué)院圖書館為例

【文章摘要】
本館自圖書采購采用政府招標(biāo)的方式后，圖書編目業(yè)務(wù)實行全部外包模式，這就對與圖書驗收工作流程緊密相關(guān)的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都提出了更高的要求，與此同時在妙思文獻集成系統(tǒng)下進行圖書驗收出現(xiàn)了一系列問題，為了使現(xiàn)有的妙思系統(tǒng)更好的發(fā)揮圖書驗收的功能，急需開發(fā)一套適應(yīng)本館圖書驗收工作的新系統(tǒng)，才能更好的為圖書館服務(wù)，縮短新書與讀者的見面時間，滿足廣大讀者的信息需求。
【關(guān)鍵詞】
圖書驗收；圖書采訪；若干問題
隨著圖書館業(yè)的發(fā)展，大批量的圖書購進，圖書編目業(yè)務(wù)外包已成發(fā)展趨勢， 圖書驗收工作也隨之發(fā)生了較大改變，除了對圖書質(zhì)量、價格和冊數(shù)進行驗收工作外，還要看到館圖書是否為本館所訂購圖書，圖書的分類、編目數(shù)據(jù)、館藏信息、圖書加工（書標(biāo)、條碼、磁條、館藏章等）是否正確，這就對圖書驗收工作的內(nèi)容和質(zhì)量都提高了要求。
1 圖書驗收與圖書采訪
圖書驗收與圖書采訪緊密相連，圖書驗收工作是圖書館采訪工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。2013 年，學(xué)院投入大量資金支持圖書館的文獻資源建設(shè)，本館圖書采購采用政府招標(biāo)的方式，通過圖書統(tǒng)采招標(biāo)，各書商進行競標(biāo)，使得本館圖書采購工作更加陽光透明，先后與三家公司建立合作關(guān)系。
1.1 圖書采訪步驟
本館根據(jù)學(xué)院學(xué)科建設(shè)、教學(xué)和科研的需要，以及圖書館文獻資源建設(shè)發(fā)展方向，負責(zé)各學(xué)科各文種的圖書采集，肩負著圖書館文獻資源體系建設(shè)的任務(wù)，因此在采購過程中的每一個細節(jié)都嚴加把關(guān)， 首先要對讀者進行深入細致的調(diào)查，制定相應(yīng)的圖書采購計劃；然后根據(jù)學(xué)院所撥經(jīng)費的多少按比例劃分出各系部使用額度；接著通過學(xué)科館員和文獻資源建設(shè)委員會的老師們對書商提供的書單進行圈選，或者組織文獻資源建設(shè)委員會委員和骨干教師到書展活動現(xiàn)場進行采選；最后經(jīng)過中文圖書采購系統(tǒng)對圈選的圖書進行多次查重，才能最終確立圖書采購訂單發(fā)給書商進行采購。
1.2 圖書采訪的重要環(huán)節(jié)
書目整理是圖書采訪的重要環(huán)節(jié)， 也是最繁冗復(fù)雜的一項工作。由于書商及各家出版社所提供的書目字段名不一，詳盡程度各異，時間先后順序不同等一系列問題，對供貨商及各個出版社發(fā)回的書單要做大量重復(fù)性的整理以及書單分發(fā)和收集等工作。面對紛繁無序的書單，工作人員首先要對多個不同格式的書單按字段名統(tǒng)一制作為相同格式的工作表，經(jīng)過妙思中文采購系統(tǒng)查重后，對查重后導(dǎo)出的Excel 工作表再按分類號進行排序，選取各系所對應(yīng)分類號的書目分成若干個Excel 文件發(fā)至各系部的文獻資源建設(shè)委員會委員，各系部的文獻資源建設(shè)委員會委員再安排系里不同專業(yè)學(xué)科的教師們對書單進行圈選，等把所有各系老師們發(fā)回的書單進行整理合并成一個Excel 工作表后，再次導(dǎo)入中文采購系統(tǒng)，通過格式轉(zhuǎn)換為ISO，進行查重過濾（采購書目復(fù)本數(shù)量不一，對于查重后的書目導(dǎo)成Excel 表后，對復(fù)本數(shù)還得依次進行手工錄入）， 最后導(dǎo)入預(yù)訂庫。如圖1 所示。
雖然圖書采訪的整個過程比較繁瑣， 但圖書采訪工作做得認真仔細，圖書驗收工作的質(zhì)量將大大提高；反過來，圖書驗收工作也是對采訪工作的監(jiān)督和檢驗。
2 圖書驗收工作流程
本館圖書編目業(yè)務(wù)實行外包模式，圖書驗收工作采用手工驗收與計算機驗收相結(jié)合的方式來進行。
2.1 計算機圖書驗收工作
為了方便圖書驗收，本館嚴格要求書商按訂單采購圖書，并以50 種圖書為一個批次進行編目。書商將編目好的批次數(shù)據(jù)發(fā)給本館編目人員，編目人員對不同批次的圖書要進行系統(tǒng)地配號與典藏分配工作，然后將做好的數(shù)據(jù)發(fā)給書商對我館采購圖書進行加工，并同時打印《編典傳送明細》、典藏傳票，為驗收工作做好前期準(zhǔn)備。
書商按照本館要求將加工好的圖書按館藏圖書數(shù)據(jù)庫分配地址和批次進行打包與發(fā)貨，圖書到館后，按編目批次順序碼放。本館工作人員對應(yīng)到館圖書的包號批次，首先拆驗本批次的樣本圖書，進入妙思中文圖書采購系統(tǒng)當(dāng)中的“預(yù)訂數(shù)據(jù)檢索”，掃描圖書的ISBN 號，查驗是否是本館所訂購圖書，再進入“工作庫全程檢索”，掃描ISBN 號，查找信息，檢驗圖書正題名、價格、分類號、分配地址、條形碼等信息是否正確。經(jīng)系統(tǒng)查驗后，不是本館預(yù)訂的圖書將退還書商。是本館預(yù)訂的圖書就開始檢查圖書質(zhì)量，是否有盜版與印刷、裝訂問題，與《編典傳送明細》的具體內(nèi)容相核對（內(nèi)容有：序號、索取號、正題名、獲得方式、復(fù)本數(shù)、金額、登錄號區(qū)間），看有無數(shù)據(jù)與加工問題，有問題的在備注欄內(nèi)標(biāo)注清楚，并把有問題的圖書挑揀出來備查與做修改，沒問題的圖書直接在備注欄內(nèi)打√。驗完一個批次后，有問題的圖書編目人員要查明原因并做及時修改或與書商溝通解決。
2.2 手工圖書驗收工作
工作人員首先將圖書的書目明細與妙思中文典藏數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)核對；接著核對檢查項目（有金額、采購數(shù)量）；其次核對檢查的詳細內(nèi)容：⑴所供圖書的印刷、裝訂質(zhì)量是否符合要求；⑵所供圖書是否全新、正版；⑶所供圖書是否為采購單位選訂內(nèi)容；⑷圖書加工是否符合要求；⑸所供圖書是否存在數(shù)量方面的差距；⑹是否提供發(fā)貨清單（清單包括： 包號、書名、定價、出版社、訂數(shù)）。以上內(nèi)容核對無誤后，參與圖書驗收的工作人員要在圖書驗收報告上簽字。簽字后進行圖書交接，將驗收完畢的圖書與各庫室交接后，典藏庫數(shù)據(jù)傳送至中央庫，新書進入流通系統(tǒng)讀者方可借閱圖書。
3 圖書驗收過程中出現(xiàn)的問題
縱觀本館的圖書驗收工作，是以手工驗收為主，計算機驗收為輔的模式，存在工序繁瑣、費時費力、進入流通時間較長、與讀者見面時間遲滯、人員需求量大等弊端，非常有必要建立以計算機驗收為主， 手工驗收為輔的模式。但是本館妙思系統(tǒng)中的驗收功能利用率很低，究其原因主要有：⑴書目驗收與館配（書商）加工服務(wù)批次不相匹配，采購系統(tǒng)的驗收功能無法實現(xiàn)，系統(tǒng)調(diào)不出編目人員加工的相應(yīng)批次。⑵在手工驗收過程中無法核查本館已預(yù)訂但書商未采購到的圖書，通過妙思系統(tǒng)書目驗收功能無法實現(xiàn)。⑶妙思系統(tǒng)中已有的圖書驗收功能雖然比起手工驗收的程序更詳盡，但在本館實行業(yè)務(wù)外包的情況下卻無法進行系統(tǒng)驗收，若是本館自己加工的圖書才可以使用。
綜上所述，本館急需開發(fā)一套適應(yīng)圖書驗收工作的新系統(tǒng)，與目前使用的妙思系統(tǒng)結(jié)合起來，更好的為圖書館服務(wù)，盡可能的縮短圖書由加工進入館藏流通的時間，盡快使廣大讀者與新書見面；同時還應(yīng)制定科學(xué)合理的圖書驗收準(zhǔn)則，遵循嚴謹規(guī)范的圖書驗收流程，強化圖書外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提高圖書館工作人員的綜合素質(zhì)，使圖書驗收工作向科學(xué)化、制度化、有序化的方向發(fā)展，方能高效的開展圖書驗收工作，強有力的保障館藏圖書質(zhì)量，為我院的教學(xué)、科研做出應(yīng)有的貢獻。
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