干部人事檔案數字化管理的幾點思考

【摘 要】干部檔案是組織部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作
業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。干部人事檔案是對干部工作的評價、思想道
德的鑒定等資料的集合，是進行干部選拔的重要參考依據。目前，越來越多的組織人事等部門開始采用數字化管理，這樣不僅能夠提高工作效率，節
省空間，而且可以較好地保護原件檔案。但是，在管理過程中還存在以下問題：一是管理的方式存在缺陷、管理設備不夠先進；二是管理人員的素質
不高；三是干部人事檔案的利用深度不夠。本文對這三個數字化管理干部人事檔案問題展開了討論。
【關鍵詞】干部人事檔案；管理；問題隨著科學技術的不斷發展，我國已經進入了信息化社會，在
這樣的時代背景之下各行各業的管理進行不斷的改革，包括數字
化管理干部人事檔案。所謂的干部人事檔案是指干部在工作期間
的表現，領導對其為人的評價的一個參考等方面的集合整理，對
干部的選拔有重要的參考價值。近年來，我國對干部人事檔案管
理還是使用紙張為保存載體，這樣不僅占用空間，而且查閱起來
也不太方便，同時，干部人事檔案是會隨著干部的調離而調離，
對其檔案紙張有一定的損害，總而言之就是不利于保存。
一、干部人事檔案數字化管理的作用
1.提高工作效果。只要有相應的權限，數字化干部人事檔案
管理員可以很快地查閱檔案資料和進行歸檔，把原先復雜的工作
簡單化，解放勞動力，同時也提高了其工作的效率。
2.減少管理成本。傳統的紙張檔案管理，需要較多的工作人
員和占據較大的空間，因而需要花費較大的管理成本。而數字化
管理利用的是網絡空間，輸入相應的數值就可以查找需要人的檔
案信息，同時進行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減
少了管理成本。
3.保護檔案原件。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點，如
果翻閱頻繁，則會增加對檔案的損害率，而數字化管理則是將人
事檔案信息轉化為電子檔案，使其保存得更為完整，查閱起來也
比較方便，同時也消除了檔案篡改的情況。
二、干部人事檔案數字化管理存在的問題
1.干部人事檔案的利用深度不夠。在進行人事檔案數字化的
開發過程中，總是會存在利用率低的現象。傳統的紙質查詢時，
工作人員會有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個比較被動的局面，
不是主動地去服務。雖然數字化干部人事檔案管理能夠快速、精
確的找出所需要的干部人事檔案信息，但是，目前其有些資源還
沒完全的開發出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對
人事檔案的開發利用帶來了阻礙。所以，在保證信息的安全下，
需要加強對干部人事檔案的開發力度和深度，最大程度上利用數
字化管理，將干部人事檔案管理的數字化功能發揮到極限大。當
然，這不是一蹴而就能夠完成的，需要工作人員不斷地去進行深
度探討和挖掘。
2.管理的方式存在缺陷、管理設備不夠先進。我國進行干部
人事檔案數字化管理的時間不長，而且有很多方面還是沿用傳統
的管理體制，大部分使用的還是手工操作的管理方式。同時，干
部人事檔案管理的地方使用的管理軟件通常是自主研發的，其軟
件設備還是存在一定的缺陷，無法實現計算機管理的環環配合，
而且進行數字化管理的硬件配置相對而言也比較低，無法滿足實
現數字化管理軟件操作的硬件要求。并且，在實際的管理過程中，
存在檔案信息錄入的不準確、更新的不及時等情況，導致檔案信
息數據庫內的質量不高，從而減少了對數字化干部人事檔案的使
用。而以上的種種問題，都與數字化干部人事檔案的要求不符，
同時沒有實現真正的人事檔案數字化管理，還是需要翻閱紙質的
檔案，使用傳統的查檔、調檔方式，這樣不僅不會提高工作效率，
反而會給檔案查閱的工作人員帶來一定的不便，對服務的效率帶
來一定程度上的影響。
3.保持干部人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理
方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的
發展和干部工作對干部人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現
出它的局限性。因此,目前的干部人事檔案的管理必須緊跟干部工
作的需求，實現管理的規范化。要實現檔案材料收集、歸檔和鑒
別的規范化，干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及
時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將
直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，需從手續是否
完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致
的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不
屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓；
還要改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管
理的信息化。
4.管理人員的素質不高。因為干部人事檔案工作的數字化管
理需要復合型人才，工作人員既需要了解檔案管理的流程以及辦
理，又需要具備熟練操作計算機的技能，因此，給進行實際的數
字化管理過程中帶來一定的阻礙。目前，進行檔案管理的工作人
員通常沒有接受過系統的計算機知識的培訓，其計算機水平相對
較低，這給人事檔案的數據開發和利用帶來較大的影響。目前，
干部人事檔案管理的工作人員需要有一個數字化技術、網絡技術
的提升，來提高其素質，但是由于種種原因，要想普遍提高工作
人員的素質，需要一個較長的過程。
三、總結
干部人事檔案對干部的升職具有重要作用，但傳統的管理方
式容易出現種種問題或是增加查閱的時間，因此，需要對干部人
事檔案管理方式進行轉變，而數字化管理就是目前所探究出的有
效管理方式。