基于信息化發展的企業項目管理探討

【文章摘要】
隨著計算機技術、通訊技術等信息化技術的發展，社會各方面的生產、生活方式都隨著產生了巨大變化。企業項目管理也不可避免地隨著信息化技術的發展和應用，在管理理念、管理技能和知識領域等方面都發生了重大變化。但我國基于信息化發展的企業項目管理仍存在著一些問題，需要加以分析探討，進而提高我國基于信息化技術的企業項目管理水平。
【關鍵詞】
信息化；企業；項目管理
0 引言
21 世紀是信息化的時代，信息化技術應用到社會的各個方面，并對社會產生了深遠影響。信息化技術由于自身發展的普及性及企業發展的需要，也被應用到企業項目的計劃、溝通、監督、控制和評估的各個環節中，并對企業項目管理產生了深遠影響。本文針對信息化背景下，信息化技術在企業項目管理中的應用，企業項目管理產生的變化、企業項目管理中存在的問題和應對策略進行分析，以期提高我國企業項目管理的信息化水平。
 　　　
1 IT 技術與企業項目管理
1.1 概念界定
信息化是指伴隨著計算機、網絡、通訊等信息技術的發展，催生出新的生產力，進而推動整個社會發展的過程。信息化技術是以多媒體、計算機、網絡等現代科技為依托，搜集信息并對信息進行整理和運用，形成數據庫，為人們在生活、學習、生產過程中進行分析和決策提供依據。信息化技術對社會的發展進步產生了重要影響，信息搜集和傳遞的效率更高，同行業間的企業相互聯系形成了一個網絡系統，促進了資源共享和生產效率的提高，信息化技術對社會發展進步提供了極大的技術支持。
企業項目管理是指從管理者的視角出發，將企業中的各環節和各項任務利用項目管理的思想進行操作。制定項目管理計劃、并進行監督和控制，通過項目管理的思想和流程來完成企業任務。
當今社會隨著計算機、通訊等信息化技術的發展，對企業項目管理的各個方面也都產生了深刻影響。企業也迫切需要運用信息化工具進行企業項目管理，來提高企業項目管理效率。
1.2 IT 技術應用于企業項目管理的必要性
1.2.1 提高我國企業項目管理的國際化水平
信息化技術在國外起步更早，也發展的更為先進成熟。國外企業早已應用信息化技術進行企業項目管理，在提高企業管理水平和效率，降低管理成本等方面都發揮著重要作用。我國應借鑒國外經驗，將信息化技術應用于企業項目管理，是縮小與發達國家之間的差距，提高我國企業項目管理的國際化水平的需要。
1.2.2 信息化技術自身發展的必然趨勢
21 世紀是信息化的時代，信息化技術下的生產力工具不同于傳統的生產工具， 具有規模龐大和信息網絡性的特點。信息化技術下所產生的新生產力和生產技術， 在節約成本，提高資源利用率等方面具有重要作用。尤其是信息化技術中通訊、計算機、數據庫、多媒體等技術的發展，對我們的生活和社會產生了深遠影響。應用于企業項目管理，通過強大的信息搜集和數據分析，可以為制定更為科學合理的管理策略提供依據。
1.2.3 提升企業自身競爭力的需要
信息是一種資源，在企業發展過程中， 除了人類資源、經濟資源等物質資源之外， 信息資源也是一種重要的資源。在瞬息萬變的社會中，誰先掌握信息，誰就掌握主動權。誰能對信息做出更快的反映和深度處理，誰就能在競爭中占有優勢。因此，在當今信息化時代，信息化水平的提高，是企業提升自身競爭力的需要。
1.2.4 信息化技術是科學管理的需要
企業項目管理過程中需要做出科學合理的決策，提高管理水平，避免資源浪費。信息化技術因為具有強大的網絡技術的數據搜集功能、計算機的數據分析功能、通訊技術的數據快速傳輸功能，因此，現代社會中，信息化技術是企業項目管理中，做出科學合理決策的前提條件。
1.3 IT 技術在企業項目管理中的應用現狀
發達國家在企業項目管理中對信息化技術的應用較早，也較為成熟，通過開發項目管理的應用軟件來提高企業項目管理水平。我國的一些企業，隨著國內信息化技術的發展和成熟，也越來越多的將信息化技術應用到企業項目管理中，開發一些專門的項目管理軟件或系統來改善企業的管理水平和競爭力，但總體來說，我國企業項目管理中，信息化應用的程度還相對較低且水平不高。
 　　　
2 信息化技術在企業項目管理中的應用
信息化技術應用于企業項目管理的全過程，主要涉及到項目計劃、監督、評估、控制及溝通等環節中。
2.1 項目計劃
計劃是企業項目規劃中的首要工作， 計劃制定的好壞關系到項目的后續執行過程是否順利。制定計劃時不僅要考慮到企業現狀及未來的發展目標，還需要考慮未來過程中會遇到的不確定性因素和各種可能，然后決定企業項目未來的資源分配情況。企業項目管理中想要制定出科學合理的戰略計劃，需要企業管理人員綜合過去、現在及未來的多方面信息，信息化技術的應用非常必要。
2.2 項目溝通
項目溝通是指項目執行過程中，項目成員能第一時間且準確高效的傳達信息和接收信息，并及時做出反應，進行正確處理的活動。項目管理過程中需要有效地溝通來確保項目實施人員能夠準確接收信息， 并做出恰當的回應。信息化技術中的通訊技術為項目準確、高效的溝通提供的技術保證。
2.3 項目監督
項目監督是對項目開展過程的監視和管理，其目的是及時了解項目開展狀況， 發現偏差，以保證項目得以順利開展和預期目標的實現。進行有效監督的前提條件是，需要獲得項目開展過程中全面和真實的信息。企業項目管理中利用網絡信息系統，可以綜合各方面信息，并進行時時監控，為企業項目的順利開展提供保障。
2.4 項目控制
項目控制是指項目監察人員針對項目監控過程中出現的問題、不確定性因素、存在的風險或者不正常的項目管理活動， 進行強制性約束和處置，保障項目朝著預期目標前進的項目管理活動。企業項目在長期的執行過程中，會受到未來不確定因素的影響，難免會與預期目標發生偏差，項目控制的作用就在于，通過對項目的時時監控，掌握第一手信息，針對發生的偏差及時采取措施，進而保證項目正常開展。
項目控制做的好，一方面需要全面把握項目開展狀況，及時發現項目實施中出現的偏差；另一方面在偏差出現時，需要項目管理者及時采取有效措施加以干預， 保證項目正常開展。這兩方面都對信息搜集和信息處理有較高的要求，需要發揮信息化技術的作用。
2.5 項目評估
項目評估包括項目實施前的可行性評估和項目實施效果評估兩個方面。項目可行性評估是為項目開展進行論證，高層管理人員需要掌握項目本身情況、項目開展環境狀況及其他資源、市場等全方位信息，進而為項目實施的可行性論證提供依據。項目效果評估是評價項目實施過程中產出對目標的影響，是對目標達成狀況的評價，評價在多大程度上實現了項目預期目標。效果評價時需要綜合制度內容、制度運行狀況等全方位的信息進行評價。信息化技術的信息搜集功能和信息分析功能， 在項目評估中也發揮發著不可比擬的作用。
 　　　
3 信息化背景下企業項目管理的發展
信息化技術對社會各方面的生活和生產方式都產生了重要影響，信息化技術應用到企業項目管理中，也對企業項目管理未來發展產生了重要影響。本文將其歸納為管理理念、管理技能和知識領域的拓展等方面。
3.1 企業項目管理理念的提升
管理理念是指導管理行為的信念和原則，管理理念的提升是在原有管理理念的基礎上，企業管理思路和信念的提升。傳統的企業項目管理理念側重對項目的時間、經濟成本進行管理，從而提高企業的項目管理效率。隨著現代科學技術的發展，信息化技術應用于現代企業項目管理中，企業項目管理理念由傳統對物質資源控制，提高企業效率，向項目未知風險的判斷和處理、項目溝通等方面轉變。具體表現在：
1）重視企業信息溝通
現代企業項目管理中加大了對信息溝通的要求，信息化時代的企業項目也比傳統項目更為復雜。隨著企業項目的復雜化， 項目管理中風險也越來越多，信息溝通中的障礙可能會導致項目失敗。因此，企業越來越重視信息的溝通和交流。高效準確地信息溝通，可以使企業項目實施過程中的執行人員，更好地了解自身的工作內容及其重要性，促進部門之間的協作，提高項目管理效率。
2）培養企業員工創新意識
創新是在現狀的基礎上，運用所學的知識和技巧，在工作方法、工具、流程等方面，進行旨在提高效率、改變現狀的一種創造性的行為。創新可以提升企業的競爭力， 創新可以為企業創造更多的發展機會。信息化技術應用到企業項目管理中，企業項目成員有更多地機會來了解內部信息和外部信息，通過內外部的比較，取長補短，可以在借鑒外部經驗的基礎上，對本企業項目管理實踐進行創新性的探索。
3）培養企業項目員工系統分析能力
系統思考是縱觀全程的一種思考方式。系統思考方式可以將企業項目作為一個整體來考慮，明確相互間的關系，而不是將企業項目管理過程分解開，碎片化的管理模式容易造成資源浪費和重復性工作。信息化背景下，企業對員工系統分析能力的培養方式多種多樣，如企業員工通過了解企業的歷史，可以用連續性的視角分析企業管理現狀；明確自身組織的性質和特點，與同性質的其他組織進行比較分析，明確自身企業在整個網絡建構中的位置及優勢和缺陷。
3.2 項目管理技能的提升
1）信息化技術為項目管理技能的提升的提供了條件
信息化技術的發展，使得企業在項目管理實踐中更多地應用計算機、網絡、通訊和數據庫等現代化技術，信息搜集和傳遞效率更高，通過資源共享，企業可以以更低地成本獲得更豐富的信息資源；計算機網絡技術可以實現遠程通訊，節約了企業項目管理中的時間成本，可以把不同地區和部門的人員聯系起來，進行更加有效地跟蹤、管理，提高了對人力資源管理效率。
2）信息化條件下，對項目管理人員的管理技能要求更高
項目管理人員是企業項目實施中的核心領導人員，其需要具備充實的專業知識和較高業務處理能力，是綜合性的人才。需要對管理執行過程中的各個流程非常熟悉，且能靈活應用自身所具備的專業技能。要敏感撲捉新信息，善于發現新情況，并能冷靜全面的分析和處理。使企業在平穩的發展環境中能更上一層樓，在危機時刻中， 能靈活應對化險為夷，保障企業組織的長遠發展。企業項目管理人員的技能具體來說包括：企業任務項目化的管理思想，能系統把握項目管理的思路和技能，在項目管理中做好項目計劃、項目溝通、項目監督、項目控制、項目評估等具體管理活動；除了掌握專業項目管理技能之外，還需要具備良好的社會溝通技能、危機處理技能等技能。
3.3 企業項目管理知識領域的擴展
信息化技術條件下，隨著企業項目管理理念的轉變，企業項目管理的知識領域也需要相應地拓寬。需要增加創新管理、風險應對等方面新的管理知識。
1）創新管理
信息化技術條件下，信息變化的節奏更快，企業項目管理在這種背景下，也需要緊跟信息的變化進行創新性發展。創新是企業的生命力，企業應為項目管理創新提供支持，在組織自身建設、企業管理性人才培養等方面都應該進行及時創新，為管理不斷注入新的生命力；企業組織自身結構方面也應該進行創新，簡化組織結構，提高企業組織上傳下達的效率；鼓勵管理人員挑戰現狀，開發新產品、新項目，并給予相應的物質獎勵和上升空間；企業文化除了保有最初創業時的核心精神之外，也要與時代接軌不斷創新，具有時代精神的企業文化才能更具有凝聚力和生命力。
2）風險應對管理
隨著信息化技術的發展，信息更為繁雜和多變，這使得企業在發展過程中面臨著更多挑戰和不確定性因素，企業項目管理過程中面臨著越來越多的風險，需要加強對風險的應對管理。信息化時代，企業對風險感知的撲捉和風險應對策略的提出有更高的要求，需要企業在紛繁復雜的信息中，捕捉信息、感知風險并進行正確應對， 從而保障企業未來的順利發展。
 　　　
4 基于信息化的企業項目管理問題和策略分析
4.1 企業項目管理的問題
眾所周知，在我國的眾多企業中，項目失敗的比例還是相對比較高的，調查得出的結論表明很大原因在于企業的項目管理方面存在較多的問題。
4.1.1 管理體制問題
目前我國大多數企業以及政府部門都實行的是集權式的管理制度，這種制度往往存在管理層次多、管理幅度大、管理體制復雜的問題。管理層次多就會導致上級與下級的信息不對稱，不能很順利的達到上傳下達。管理幅度大會導致一個領導同事要兼顧很多事情，不能集中精力，同時也不利于責任的落實。管理體制復雜不利于權利的分散以及信息的及時溝通。除此之外， 冗雜又龐大的管理體制也往往導致項目運行機制不通暢。而這種制度也不利于實現矩陣式管理等一些更科學合理的企業管理方式。
4.1.2 人力資源管理問題
基于信息化發展的企業必須是以人為本的，在這樣的企業中，項目人員往往都是兼顧學歷和工作能力的具有較高層次的技術人員，他們都有實現自身價值的渴求。所以對于企業來說，最重要的就是如何激發擁有不同個性的員工的潛能，充分發揮員工的積極性和創造力，來為企業創造更多的價值。但現有調查的結果表明，目前基于信息化的項目中，在人力資源上還存在較多的問題。比如還沒有真正做到以人為本、崗位安排沒有因人而異、不能充分調動員工的積極性、缺乏對員工的培訓、缺乏團隊精神等。
4.2 我國基于信息化的企業項目管理策略探討
4.2.1 項目管理體制改革
信息化條件下，傳統的以任務專業化和權力集中為特點的職能型組織結構，不能適應迅速變化的環境和及其復雜性帶來的挑戰，企業管理體制需要由傳統的職能型結構向項目型組織結構轉變。項目型組織結構中，以項目為導向，任務部門致力于達到組織目標，職能部門之間可以進行資源分配和溝通，具有較強的靈活性。
項目管理體制改革的另一個重要方面是從企業文化的角度進行變革，項目管理文化是指以項目為核心，將企業中各項任務利用項目管理的思想進行操作。企業內部項目執行人員通過計劃、角色分配和資源配置等進行項目管理和控制，實現企業項目預期目標。
4.2.2 改善人力資源管理理念
基于信息化的企業項目屬于智力密集型項目，對人力資源的要求更高，企業需要重視對項目管理人員的培養，樹立現代化的管理思想。項目參與成員都可以是項目管理人員，項目執行過程中，執行人員對項目進展掌握第一手資料，對于項目現狀、如何優化最具有發言權，應該暢通，企業管理內部的信息溝通渠道。
重視對企業項目人員的培訓，讓企業項目執行人員的實踐經驗與理論知識相結合，提高項目成員的日常應對技能和管理技能，為項目管理提出建設性的意見。加強對企業管理人員的培訓，在面對日益復雜的項目時，項目管理人員能有足夠的專業知識儲備和技能來管理企業項目。
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