高校檔案管理工作的探討

高校檔案管理工作的探討

王宇慧  吉林建筑大學圖書館

摘要：在高校的教學教研、科學研究、黨政管理工作中，逐步形成了高校檔案，本文闡述了高校檔案管理工作現狀及存在的問題，并提出了改變高校檔案管理工作現狀的具體對策。 

關鍵詞：高校；檔案管理；檔案 

高校檔案保存了和歷史信息有關的文字、圖表、聲音、圖像等，屬于高校的寶貴信息財富。它是高校教學教研、科學研究、行政管理、思想政治工作的真實反映，真實再現了學校的歷史面貌，在學校的教學教研、科學研究和黨政管理工作中具有非常重要的作用，可以促進提高學校的管理水平和工作質量，在高校發展中占有非常重要的地位。 

一、高校檔案管理工作現狀及存在的問題 

（一）對檔案管理工作重視不足 

現在，全國高校普遍存在不重視檔案管理工作的現狀，都認為學校的檔案管理工作不能給學校創造經濟利益，認為學校的主要工作應該是教學和科學研究，不能將檔案管理工作與學校的整體發展規劃緊密結合在一起。在這樣的思想影響下，學校的檔案管理工作發展速度緩慢，學校也沒有全面規劃檔案建設，沒有認真執行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，沒有積極開展檔案管理工作，使檔案管理工作不能提高管理質量和效率。 

（二）管理體制不健全，管理制度不完善 

在目前的高校檔案管理工作中，管理制度存在很大的缺點，由于管理制度不完善，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的開展。在高校檔案管理工作中，雖然依據檔案法的要求，存在檔案管理專門機構和人員，但在實際操作中依然存在大量的兼職人員，而且人員配備也不達標，檔案管理工作仍然不規范，沒有實行法制化管理和科學化管理，沒有大力進行制度建設，檔案管理工作發展速度緩慢。不少高校在公文起草和簽發時，沒有規范用紙和用墨、用筆，不依據檔案管理有關規定，出現了大量使用不耐久字跡書寫檔案的現象，如使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水筆等。 

（三）檔案管理設施建設不足 

最近幾年，我國高校得到了迅速發展，普遍提高了辦學層次和辦學水平，檔案數量也越來越多，使高校的檔案管理工作越來越復雜。為了切實做好高校的檔案管理工作，則要求一定要具備堅實的基礎設施。因為在高校中不重視檔案管理工作，因此，很多高校沒有認識到檔案基礎設施建設的重要性，在資金投入上不能保證，導致檔案管理基礎設施建設存在很大的缺陷，資金、場地和人員嚴重配備不足，已有設備已經老化，急需更新，在日常管理中沒有防火防水設備，所以高校的檔案管理工作只能維持現狀，導致很多檔案資料丟失和損壞，在很大程度上制約了高校檔案管理工作水平的提高，不能實現安全保管檔案。 

二、改變高校檔案管理工作現狀的具體對策 

（一）更新觀念，正確認識檔案工作的地位和作用 

要求全部檔案管理人員要更新思想，提高要求，學校領導一定要認識到檔案管理工作的重要性，這是提高高校檔案管理質量的思想基礎。只有領導重視，才能保證做好檔案管理工作。學校領導要高度重視檔案管理工作，在檔案管理工作中發揮領導作用，在高校的發展規劃中列入檔案管理工作的內容，在學校的重要議事日程中加入檔案管理工作，保證檔案管理工作的人力、物力、財力支持，為檔案管理工作掃清障礙，切實解決檔案管理工作中存在的各種問題。 

（二）加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質 

在高校的檔案管理工作中，人起著至關重要的作用，檔案管理人員的綜合素質，決定著檔案管理工作的發展。所以，要多方籌措，利用各種方法，建立一支政治思想水平高、專業技術過硬的高校檔案管理人員隊伍。使這支隊伍在年齡構成、專業構成和業務水平等方面合理配置。檔案管理工作具有很高的專業性能，在配備專業技術人員時，不但要考察人員的政治素質，而且要重視考察人員的業務水平。對于當前從事檔案管理工作的人員要為其創造機會，鼓勵這些人員參加各種檔案知識培訓活動，必要時可以脫產進修。堅持使培訓工作收到應有的效果，具有一定的針對性和實用性，重點培訓人員的計算機操作能力和應用電子文件技術，以及熟練應用電子檔案管理新技術的能力，切實提高檔案管理人員的專業水平和工作能力，促進其各項技術的均衡發展。 

（三）切實強化主動服務意識，做好檔案信息資源的開發利用工作 

在整個檔案管理工作中，要認清檔案管理工作的主要目的就是為社會和學校提供各種服務，因此，高校檔案管理工作一定要大力發展本身的利用服務，使檔案的作用和價值得到充分的發揮。所以，要求高校檔案管理人員在思想上要樹立為教學和科學研究提供服務的思想，主動為學校的發展提供各種服務，努力開展編研工作和咨詢服務，改變傳統服務理念，主動走出去，將各種資料庫藏主動推向應用人群，主動解答廣大師生提出的各種問題，應用主動服務模式，在學校的發展和建設中，將各種真實準確的信息提供給學校領導人員。 

總之，在高校發展中，檔案管理工作起著非常重要的作用，因此在學校的整體發展規劃中應該引入檔案管理工作。另外，社會發展和高校的建設對高校的檔案管理工作提出了更高的要求。針對當前高校檔案管理工作中存在的問題，要求一定要提高思想認識，在檔案管理工作方面加大資金和人員投入力度，逐步完善管理制度，創新工作方法，大力應用現代化的管理手段，建立一支政治業務高、專業素質好的管理人員隊伍，使高校的檔案管理工作健康發展， 不斷提高高校檔案管理工作水平。 只有做到這些，高校檔案管理工作才能更好地服務于社會，才能為高校的發展做好服務工作，才能不斷完善自身發展，才能使高校的檔案管理工作具有一定的價值，使高校的檔案管理工作收到應有的效果。 

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