高校檔案管理工作的探討

高校檔案管理工作的探討

王宇慧  吉林建筑大學(xué)圖書館

摘要：在高校的教學(xué)教研、科學(xué)研究、黨政管理工作中，逐步形成了高校檔案，本文闡述了高校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題，并提出了改變高校檔案管理工作現(xiàn)狀的具體對策。 

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；檔案 

高校檔案保存了和歷史信息有關(guān)的文字、圖表、聲音、圖像等，屬于高校的寶貴信息財(cái)富。它是高校教學(xué)教研、科學(xué)研究、行政管理、思想政治工作的真實(shí)反映，真實(shí)再現(xiàn)了學(xué)校的歷史面貌，在學(xué)校的教學(xué)教研、科學(xué)研究和黨政管理工作中具有非常重要的作用，可以促進(jìn)提高學(xué)校的管理水平和工作質(zhì)量，在高校發(fā)展中占有非常重要的地位。 

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題 

（一）對檔案管理工作重視不足 

現(xiàn)在，全國高校普遍存在不重視檔案管理工作的現(xiàn)狀，都認(rèn)為學(xué)校的檔案管理工作不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，認(rèn)為學(xué)校的主要工作應(yīng)該是教學(xué)和科學(xué)研究，不能將檔案管理工作與學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃緊密結(jié)合在一起。在這樣的思想影響下，學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展速度緩慢，學(xué)校也沒有全面規(guī)劃檔案建設(shè)，沒有認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，沒有積極開展檔案管理工作，使檔案管理工作不能提高管理質(zhì)量和效率。 

（二）管理體制不健全，管理制度不完善 

在目前的高校檔案管理工作中，管理制度存在很大的缺點(diǎn)，由于管理制度不完善，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的開展。在高校檔案管理工作中，雖然依據(jù)檔案法的要求，存在檔案管理專門機(jī)構(gòu)和人員，但在實(shí)際操作中依然存在大量的兼職人員，而且人員配備也不達(dá)標(biāo)，檔案管理工作仍然不規(guī)范，沒有實(shí)行法制化管理和科學(xué)化管理，沒有大力進(jìn)行制度建設(shè)，檔案管理工作發(fā)展速度緩慢。不少高校在公文起草和簽發(fā)時(shí)，沒有規(guī)范用紙和用墨、用筆，不依據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定，出現(xiàn)了大量使用不耐久字跡書寫檔案的現(xiàn)象，如使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水筆等。 

（三）檔案管理設(shè)施建設(shè)不足 

最近幾年，我國高校得到了迅速發(fā)展，普遍提高了辦學(xué)層次和辦學(xué)水平，檔案數(shù)量也越來越多，使高校的檔案管理工作越來越復(fù)雜。為了切實(shí)做好高校的檔案管理工作，則要求一定要具備堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施。因?yàn)樵诟咝Ｖ胁恢匾暀n案管理工作，因此，很多高校沒有認(rèn)識到檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要性，在資金投入上不能保證，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)存在很大的缺陷，資金、場地和人員嚴(yán)重配備不足，已有設(shè)備已經(jīng)老化，急需更新，在日常管理中沒有防火防水設(shè)備，所以高校的檔案管理工作只能維持現(xiàn)狀，導(dǎo)致很多檔案資料丟失和損壞，在很大程度上制約了高校檔案管理工作水平的提高，不能實(shí)現(xiàn)安全保管檔案。 

二、改變高校檔案管理工作現(xiàn)狀的具體對策 

（一）更新觀念，正確認(rèn)識檔案工作的地位和作用 

要求全部檔案管理人員要更新思想，提高要求，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，這是提高高校檔案管理質(zhì)量的思想基礎(chǔ)。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能保證做好檔案管理工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，在檔案管理工作中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，在高校的發(fā)展規(guī)劃中列入檔案管理工作的內(nèi)容，在學(xué)校的重要議事日程中加入檔案管理工作，保證檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力支持，為檔案管理工作掃清障礙，切實(shí)解決檔案管理工作中存在的各種問題。 

（二）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì) 

在高校的檔案管理工作中，人起著至關(guān)重要的作用，檔案管理人員的綜合素質(zhì)，決定著檔案管理工作的發(fā)展。所以，要多方籌措，利用各種方法，建立一支政治思想水平高、專業(yè)技術(shù)過硬的高校檔案管理人員隊(duì)伍。使這支隊(duì)伍在年齡構(gòu)成、專業(yè)構(gòu)成和業(yè)務(wù)水平等方面合理配置。檔案管理工作具有很高的專業(yè)性能，在配備專業(yè)技術(shù)人員時(shí)，不但要考察人員的政治素質(zhì)，而且要重視考察人員的業(yè)務(wù)水平。對于當(dāng)前從事檔案管理工作的人員要為其創(chuàng)造機(jī)會，鼓勵這些人員參加各種檔案知識培訓(xùn)活動，必要時(shí)可以脫產(chǎn)進(jìn)修。堅(jiān)持使培訓(xùn)工作收到應(yīng)有的效果，具有一定的針對性和實(shí)用性，重點(diǎn)培訓(xùn)人員的計(jì)算機(jī)操作能力和應(yīng)用電子文件技術(shù)，以及熟練應(yīng)用電子檔案管理新技術(shù)的能力，切實(shí)提高檔案管理人員的專業(yè)水平和工作能力，促進(jìn)其各項(xiàng)技術(shù)的均衡發(fā)展。 

（三）切實(shí)強(qiáng)化主動服務(wù)意識，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作 

在整個檔案管理工作中，要認(rèn)清檔案管理工作的主要目的就是為社會和學(xué)校提供各種服務(wù)，因此，高校檔案管理工作一定要大力發(fā)展本身的利用服務(wù)，使檔案的作用和價(jià)值得到充分的發(fā)揮。所以，要求高校檔案管理人員在思想上要樹立為教學(xué)和科學(xué)研究提供服務(wù)的思想，主動為學(xué)校的發(fā)展提供各種服務(wù)，努力開展編研工作和咨詢服務(wù)，改變傳統(tǒng)服務(wù)理念，主動走出去，將各種資料庫藏主動推向應(yīng)用人群，主動解答廣大師生提出的各種問題，應(yīng)用主動服務(wù)模式，在學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)中，將各種真實(shí)準(zhǔn)確的信息提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員。 

總之，在高校發(fā)展中，檔案管理工作起著非常重要的作用，因此在學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中應(yīng)該引入檔案管理工作。另外，社會發(fā)展和高校的建設(shè)對高校的檔案管理工作提出了更高的要求。針對當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題，要求一定要提高思想認(rèn)識，在檔案管理工作方面加大資金和人員投入力度，逐步完善管理制度，創(chuàng)新工作方法，大力應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，建立一支政治業(yè)務(wù)高、專業(yè)素質(zhì)好的管理人員隊(duì)伍，使高校的檔案管理工作健康發(fā)展， 不斷提高高校檔案管理工作水平。 只有做到這些，高校檔案管理工作才能更好地服務(wù)于社會，才能為高校的發(fā)展做好服務(wù)工作，才能不斷完善自身發(fā)展，才能使高校的檔案管理工作具有一定的價(jià)值，使高校的檔案管理工作收到應(yīng)有的效果。 

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