Excel 整理重復(fù)數(shù)據(jù)記錄的方法

引言

在對數(shù)據(jù)量比較龐大的Excel 電子表維護(hù)過程中，我們以管理學(xué)校學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息為例，經(jīng)常會遇到這樣一個問題， 就是需要查找出同一個工作簿內(nèi)多個不同工作表中，學(xué)號、姓名或者其它字段相同的重復(fù)記錄。要求先把它們顯示出來，然后再用人工或自動方法進(jìn)行刪除。由于數(shù)據(jù)量很大，人工查找刪除又費時費力，而簡單合并成一個工作表又有可能造成數(shù)據(jù)混亂，所以，這里我們將給出Excel 整理重復(fù)數(shù)據(jù)記錄的方法。

一、Excel 數(shù)據(jù)源備份

為防止數(shù)據(jù)丟失，可以先插入若干工作表，復(fù)制數(shù)據(jù)源所有數(shù)據(jù)在這些表中，使數(shù)據(jù)源得到備份。

二、查找、標(biāo)記重復(fù)記錄

打開工作表數(shù)據(jù)，我們可以根據(jù)電子表中每個字段名，逐列排查重復(fù)記錄。這里以檢測A 列為例，首先在A 列右側(cè)先插入一列，得到B 列作為標(biāo)記列，然后在B1 單元格中輸入公式：=IF(ROW()=MATCH(A1,A:A,0),1,”重復(fù)”)，函數(shù)MATCH 的作用是對整個A 列（A:A）進(jìn)行查找，如果第一次查找到A1 值，則使對應(yīng)B1 單元內(nèi)容等于1，如果是第二次或第N 次查找到A1 值，則在右側(cè)B 列標(biāo)記列對應(yīng)單元中寫入“重復(fù)”字樣。

然后按照記錄個數(shù)需要，向下拖動B1 單元右下角的復(fù)制句柄，使B2、B3…Bn 得到相應(yīng)的值，Bn 單元格中公式內(nèi)容為：=IF(ROW()=MATCH(An,A:A,0),1,” 重復(fù)”)， 其中An 依次代表A1 到An 單元的值。

而公式中A:A 表示檢測整個A 列，這里應(yīng)該注意A 列數(shù)據(jù)應(yīng)盡量不為空。如果是A 列某一段區(qū)域, 用戶還可以根據(jù)需要自行修改，比如寫成A2:A10，表示只檢查A2 到A10 單元的數(shù)據(jù)有沒有重復(fù)。

這時再仔細(xì)觀察新的標(biāo)記列B 列所有數(shù)據(jù)，它們的值分別為1 或者“重復(fù)”字樣，具有“重復(fù)”字樣的記錄，就是我們標(biāo)記的多余重復(fù)記錄，稍后需要用戶刪除。

當(dāng)然，我們還可以使用COUNTIF（）函數(shù)，在B1 單元格中輸入公式：=IF(COUNTIF(A$2:A6,A6)>1,”重復(fù)”,1)，再依據(jù)A 列記錄個數(shù)的需要向下拖動B1 單元格右下角的復(fù)制句柄，同樣可以達(dá)到查找、標(biāo)記重復(fù)記錄的目的，這兩種標(biāo)記方法既簡單又非常有效。

三、刪除帶有重復(fù)標(biāo)記的所有記錄

經(jīng)過上述處理之后，所有多余的重復(fù)記錄就都被我們標(biāo)記出來了，接下來的任務(wù)是把所有帶“重復(fù)”標(biāo)記的記錄刪除。由于手工刪除工作量可能太大，又容易出錯，所以這里我們啟動vba，運行如下程序，讓計算機(jī)對默認(rèn)工作表sheet1 自動完成刪除多余記錄的任務(wù)。

Sheet1 刪除重復(fù)記錄程序代碼如下：

Subrt()

DimiAsInteger

Fori=10To1Step-1’i 初值可以取其它值

IfApplication.WorksheetFunction.CountIf(

Cells(i,2),”重復(fù)”)ThenRows(i).Delete

‘查找同行B 列中等于‘重復(fù)’值，找到則刪除該行記錄

Nexti

End

另外，稍加修改上述程序，我們就可以對同一個工作簿中其它張工作表（以sheet3 為例）中的重復(fù)記錄，進(jìn)行相同的刪除操作。該程序中還考慮到個別復(fù)雜情況下，用戶有可能對工作表中若干列都進(jìn)行過重復(fù)記錄標(biāo)記工作，其中某幾列同時做過標(biāo)記才能刪除，這里用戶只需要修改if 語句中邏輯表達(dá)式即可完全任務(wù)。至此，工作表中所有多余記錄都被刪除，最后刪除標(biāo)記列B 列。

程序代碼如下：

Subrt()

DimiAsInteger

Fori=10To1Step-1’循環(huán)

IfSheet3.Cells(i,4)=” 重復(fù)”AndSheet3.Cells(i,5)=” 重復(fù)”ThenSheet3.Rows(i).Delete

‘查找sheet3 中同行第4 列和第5 列同時等于“重復(fù)” 字樣，找到則刪除該行記錄

Nexti

EndSub

四、綜述

利用上述方法，我們把Excel 所有重復(fù)數(shù)據(jù)記錄找出并刪除了，問題得到解決，該方法省時省力，安全高效，對于大型工作表數(shù)據(jù)維護(hù)的意義非常重大。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 譚浩強(qiáng)等編著.VisualBasic 語言教程[M]. 北京：電子工業(yè)出版社，2000.10

[2] 周維武等編著. 計算機(jī)基礎(chǔ)教程（第3 版）[M]. 北京：電子工業(yè)出版社，2008.

[3] 李飛，廖琪梅，何鑫主編. 計算機(jī)應(yīng)用新教程[M]. 西安：西安電子科技大學(xué)出版社，2004.